Crear, modificar o eliminar un inquilino
Crear un inquilino
Para añadir un inquilino, siga estos sencillos pasos: vaya a la sección «Inquilinos» y haga clic en «Nuevo inquilino».
Para cada inquilino puede introducir la siguiente información:
- Tipo de inquilino.
- Nombre y apellidos o nombre de la empresa.
- Dirección de correo electrónico (si desea invitar a su inquilino).
- Dirección y otros datos de contacto.
- Información profesional.
- Información sobre los avalistas.
- Información bancaria.
- Posibilidad de añadir documentos.
Algunos de estos datos se recogerán en los contratos cumplimentados previamente.
Importar inquilinos
Tiene la posibilidad de importar varios inquilinos utilizando un archivo en formato CSV, Excel u Open Office. Utilice las siguientes plantillas para realizar la importación:
Invitar al inquilino
Puede dar acceso al programa a su inquilino, lo que le permitirá entrar en la zona reservada a los inquilinos, descargar sus recibos de alquiler y gestionar su cuenta.
Si desea dar acceso a su inquilino, siga estos pasos:
- Cree la ficha del inquilino.
- Introduzca la dirección de correo electrónico del inquilino (una dirección única por inquilino) y active la invitación.
- Guarde la ficha del inquilino.
- El inquilino recibe una invitación por correo electrónico.
- El inquilino hace clic en el enlace de invitación, confirma su cuenta y crea su contraseña.
Tenga en cuenta que la invitación al inquilino no es obligatoria y que puede hacerlo más adelante. En la sección «Inquilinos» habrá disponible un enlace «Invitar» para cada inquilino. Este enlace seguirá activo mientras no se acepte la invitación y después desaparecerá.
Cuando el inquilino tiene acceso a su espacio de usuario, puede consultar la siguiente información:
- Recibos de alquiler y avisos de vencimiento
- Los datos de contacto del propietario
- El detalle de su contrato
- Los documentos compartidos
- Las tareas relativas al contrato
- Las incidencias relativas al contrato
- Los mensajes entre él y el propietario
¿Por qué dar acceso a la cuenta de inquilino?
Debido al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, que entró en vigor el 25 de mayo de 2018, es importante informar a los usuarios, en este caso a los inquilinos, sobre el uso de sus datos. Por lo general deben dar su consentimiento para el tratamiento de sus datos, tener acceso a ellos o poder oponerse.
Si el inquilino solicita el acceso, estamos legalmente obligados a facilitarle el acceso a la plataforma.
El propietario también tiene la obligación legal de proporcionar determinados justificantes y documentos a su inquilino, incluso después de su marcha.
Avalistas
Para cada inquilino puede añadir uno o varios avalistas desde la pestaña «Avalistas». La información sobre los avalistas se incluye en las plantillas de contrato cumplimentadas previamente y en el documento de aval solidario. Los datos de los avalistas se guardan también en la sección «Contactos».
Modificar un inquilino
Si desea modificar un inquilino existente, vaya a la sección «Inquilinos», haga clic en la acción «Editar» a la derecha del inquilino correspondiente, realice los cambios necesarios y, a continuación, haga clic en «Guardar».
Tenga en cuenta que los cambios en el nombre del inquilino solo se aplicarán a los pagos futuros. Las rentas ya generadas en la sección «Finanzas» deberán modificarse manualmente, una por una, ya que conservarán el nombre anterior.
Cambiar la dirección de correo electrónico de un inquilino conectado
La dirección de correo electrónico de un inquilino conectado, es decir, del que ya ha aceptado su invitación, es su identificador de acceso. Por eso el campo «Email» de su ficha está bloqueado y señalado con un candado.
Si su inquilino ya no tiene acceso a esa dirección, puede sustituirla usted mismo:
- Abra la ficha del inquilino: sección «Inquilinos», acción «Editar».
- Haga clic en el botón «Desbloquear», a la derecha del campo «Email».
- Confirme la advertencia: el correo electrónico del inquilino es su identificador, cualquier modificación actualizará este identificador y se notificará al inquilino.
- Escriba la nueva dirección y haga clic en «Guardar».
El inquilino conserva su contraseña y todo su historial: simplemente se conecta con la nueva dirección. Se envía un correo «Cambio de datos de acceso» a su dirección anterior para informarle del cambio.
El inquilino también puede realizar este cambio por sí mismo desde su cuenta, en sus datos de acceso.
Antes de modificar la dirección de correo electrónico
Comunique la nueva dirección a su inquilino: la notificación se envía a su dirección anterior y no indica la nueva.
La dirección debe seguir siendo única entre sus inquilinos. Si ya la utiliza otro de sus inquilinos, no se podrá guardar la ficha.
Si su inquilino también alquila a otro propietario en Rentila con la misma dirección, el cambio realizado desde su cuenta solo afecta a su ficha: sus dos alquileres dejarán de agruparse en el mismo espacio del inquilino.
Eliminar un inquilino
Para eliminar un inquilino, vaya a la sección «Inquilinos» y haga clic en la acción «Eliminar» a la derecha del inquilino correspondiente.
Si el inquilino está asociado a un contrato de alquiler, a un inventario o a un mobiliario, es necesario eliminarlos previamente y después vaciar la papelera. De lo contrario, el programa no le permitirá eliminar el inquilino.
Tenga en cuenta que esta acción supondrá la pérdida del historial de ese inquilino. Por lo tanto, por lo general es preferible archivar los inquilinos en lugar de eliminarlos.
