Rentas, recibos de alquiler, avisos de vencimiento y facturas
Generación de las rentas
Para cada contrato de alquiler, las rentas y los avisos de vencimiento se generan automáticamente el día 1 del mes de forma predeterminada, salvo indicación contraria. Tiene la posibilidad de definir la fecha en la que desea generar el aviso y la renta, añadiendo un plazo en días antes de la fecha de emisión de los recibos. Esta opción puede configurarse en la ficha del contrato de alquiler.
Crear una renta manualmente
Puede crear manualmente una renta en la sección «Finanzas». Para ello, añada un ingreso y elija el tipo «Renta», o duplique una renta existente.
Si respeta la fecha de pago y los períodos de renta según el calendario programado, el sistema no generará una renta automática duplicada.
Fecha de emisión de los recibos, periodicidad
La fecha de emisión de los recibos, o periodicidad (por defecto, el día 1), define el período de alquiler, y esta configuración se efectúa en la ficha del contrato. Por ejemplo, si elige el día 1 del mes, el período en el recibo de alquiler irá del 1 al último día del mes en curso. Si elige el 15 del mes, el período irá del 15 al 14 del mes siguiente.
Fecha de creación de la renta
La fecha de generación de la renta determina cuándo aparece la línea correspondiente en la sección «Finanzas». Por ejemplo, si elige «D-6», la renta se generará 6 días antes de la fecha de emisión del recibo. Esta configuración se efectúa también en la ficha del contrato.
Fecha de pago
La fecha de pago en la ficha del contrato indica la fecha en la que el inquilino debe efectuar el pago de la renta (por defecto, el día 1 del mes). Esta fecha se utiliza para determinar si una renta está atrasada. El sistema marcará una renta como «Atrasado» 7 días después de la fecha de pago. Por ejemplo, si la fecha de pago de la renta es el día 6, se marcará como «Atrasado» después del día 13.
Título del documento: aviso, recibo, recibo de alquiler
Una vez que la renta se marca como «Pagado», el documento se convierte en un «Recibo de alquiler».
En caso de pago parcial, el documento será un «Recibido». Este documento puede convertirse en un «Recibo de alquiler» si el propietario registra un pago que cubre la totalidad de la renta o si el saldo del inquilino es nulo o positivo.
Cada renta puede estar asociada a uno de los siguientes estados:
- Pagado: el inquilino ha pagado íntegramente la renta.
- Pendiente: el inquilino todavía no ha pagado la renta, pero la fecha de vencimiento aún no ha pasado.
- Atrasado: el inquilino no ha pagado la renta y la fecha de vencimiento ya ha pasado.
- Parcial: el inquilino solo ha pagado una parte de la renta.
- Perdido: la renta no se ha pagado y es poco probable que se pague en el futuro.
Recibos por adelantado y a período vencido
Las rentas y los avisos de vencimiento se generan por adelantado de forma predeterminada, es decir, al principio del período. Usted decide cuándo registrar el pago y producir el recibo de alquiler.
Al crear el contrato de alquiler, también puede elegir una creación de las rentas a período vencido, es decir, al final del período.
También puede configurar la fecha de generación de la renta en el momento de la creación del contrato en D+X, donde X es el número de días. Por ejemplo, para una fecha de emisión de los recibos el día 1, que genera una renta del 1 al 31, el parámetro «D+20» activará la generación 20 días después del inicio del período, es decir, hacia el día 21.
Factura o recibo de alquiler y numeración
Al crear el contrato de alquiler, en la pestaña «Recibo de alquiler», tiene la posibilidad de elegir entre la denominación «Recibo de alquiler» o «Factura» para el justificante de pago.
Puede activar una numeración para las facturas. Esta numeración puede ser:
- Distinta, única para cada contrato de alquiler;
- Global para el propietario.
También puede definir un prefijo (por ejemplo, FA23-), y un contador automático se añadirá a continuación de este prefijo.
Si modifica el prefijo en el contrato, el contador se reinicializará y volverá a empezar desde 1. Esta función es útil cuando cambia de prefijo cada año, por ejemplo FA2023-, FA2024-.
Puede utilizar etiquetas de fecha y de numeración para automatizar el formato de sus números de documento. Durante la generación, estas etiquetas se sustituyen automáticamente por su valor correspondiente.
Etiquetas disponibles:
- DD/MM/AAAA → 31/12/2025
- AAAA-MM-DD → 2025-12-31
- AAAA → 2025
- NNNN → 0001
Ejemplo:
- Formato: FA-AAAA-NNNN
- Resultado: FA-2025-0001, FA-2025-0002, etc.
Conviene saber
Para los alquileres comerciales con IVA, la opción «Factura» está activada por defecto.
Las facturas se numeran automáticamente, pero si desea empezar por un número específico, localice el último pago generado en la sección «Finanzas» e introduzca ese número en el campo previsto. La próxima renta se generará con un número incrementado.
Primer recibo para una renta parcial, prorrateada
Si su contrato de alquiler empieza en una fecha distinta del día 1 del mes, puede configurar una primera renta parcial, que no cubre un mes completo.
Dispone de varias opciones:
- Puede especificarlo al crear el contrato de alquiler rellenando los campos dedicados. La renta parcial se creará entonces al crear el contrato.
- Si ya se ha generado una renta en la sección «Finanzas», tiene la posibilidad de modificarla ajustando las fechas y los importes.
- Otra opción consiste en añadir manualmente un ingreso de tipo «Renta» en la sección «Finanzas».
Esta es la fórmula para calcular una renta parcial: Renta mensual / Número de días del mes x Número de días de ocupación.
Dirección alternativa en el recibo
El inquilino toma por defecto la dirección del inmueble alquilado, pero puede ocurrir que la dirección que figura en el recibo no corresponda a la del inmueble alquilado.
Para indicar una dirección alternativa, siga estos pasos: acceda a la sección «Contratos», edite el contrato en cuestión, haga clic en la pestaña «Recibos de alquiler» y seleccione «Dirección de facturación». Marque la casilla e introduzca la dirección de correspondencia del inquilino en el campo apropiado.
Añadir un importe adicional a una renta
Puede añadir importes adicionales a una renta. Estas líneas pueden ser de dos tipos: «Renta» o «Gastos de alquiler», como la limpieza, la plaza de garaje, los impuestos y otros pagos excepcionales.
Para ello, basta con introducir la información en la sección «Otros gastos». Puede añadirlos a una renta ya generada en la sección «Finanzas» o en el momento de crear un contrato de alquiler. Si los añade a un contrato, estos pagos figurarán en el contrato de alquiler y en todos los recibos de alquiler y avisos de vencimiento asociados.
Registrar un pago
Una vez generada la renta en la sección «Finanzas», tiene la posibilidad de registrar uno o varios pagos, ya se trate del pago del inquilino o de ayudas o subsidios percibidos directamente. Para ello, utilice la opción «Registrar un pago» disponible en el menú de acciones de la derecha.
Para cada pago o cobro registrado, puede introducir la siguiente información:
- El importe,
- El pagador,
- El medio de pago,
- La fecha de cobro.
Pago parcial o exceso de pago
Cuando los importes abonados exceden el coste total de la renta, el inquilino presenta un saldo positivo, un exceso de pago. En caso de pago insuficiente, el saldo es negativo. Al registrar el pago, tiene la posibilidad de traspasar un exceso de pago o un saldo negativo del inquilino a la renta en curso o al próximo vencimiento.
Las opciones de traspaso («Traspasar el saldo al pago actual» y «Traspasar el saldo al próximo pago») están disponibles únicamente cuando la cuenta del inquilino presenta un saldo, ya sea positivo o negativo.
El envío del recibo de alquiler y del aviso de vencimiento
Inquilinos invitados y conectados a Rentila
Los inquilinos invitados con acceso a Rentila reciben automáticamente una notificación por correo electrónico (esta opción puede activarse o desactivarse en la ficha del contrato) en cuanto se genera su renta en la sección «Finanzas». El correo electrónico contiene un enlace directo para descargar el documento, el aviso de vencimiento o el recibo de alquiler.
Una vez que el pago se marca como «Pagado» en la sección «Finanzas», puede enviar manualmente el recibo utilizando la acción «Enviar el recibo de alquiler» de la derecha. El sistema volverá a enviar el correo electrónico de notificación con el enlace de descarga directa del documento.
Inquilinos no conectados o sin dirección de correo electrónico
Para los inquilinos que no tienen dirección de correo electrónico o que no desean aceptar la invitación, puede:
- Descargar el documento (aviso de vencimiento o recibo de alquiler) en formato PDF y enviarlo por correo electrónico a través de su mensajería.
- Descargar el documento (aviso de vencimiento o recibo de alquiler) en formato PDF y enviarlo por correo postal.
Personalización del recibo de alquiler y del aviso de vencimiento
Puede personalizar el logotipo y añadir una firma desde la sección «Mi cuenta». Si tiene varios propietarios en la sección «Multipropietarios», es en la ficha de cada perfil donde puede personalizar el logotipo y la firma.
Conviene saber
Cuando el inquilino ha pagado la totalidad de su renta y de sus gastos, el propietario arrendador está obligado a entregarle gratuitamente un recibo de alquiler, si este lo solicita. Este documento le permitirá acreditar que paga regularmente su renta, una prueba que podría necesitar para una solicitud de ayuda a la vivienda.
El recibo debe incluir la siguiente información:
- los datos del inmueble en cuestión
- los datos del inquilino
- los datos del propietario o del gestor de la vivienda
- el período cubierto por los pagos (en general, la misma frecuencia que el pago de la renta)
- el importe y el detalle de las prestaciones pagadas (renta, gastos, ayudas y subsidios percibidos directamente…)
