Sincronización bancaria e importación de las cuentas bancarias
Esta sección le permite sincronizar e importar una cuenta bancaria.
Sincronización automática de las cuentas
Esta sección del programa le ofrece la posibilidad de sincronizar e importar automáticamente una cuenta bancaria y las transacciones.
A continuación le explicamos cómo proceder:
- Vaya a la sección «Finanzas», «Importación bancaria». Haga clic en el botón «Nueva importación» o «Nueva sincronización».
- Seleccione el propietario y el «Período» de sincronización: 30 días, 60 días, 90 días, 180 días o 12 meses (90 días de forma predeterminada).
- Será redirigido a una nueva página donde puede introducir sus credenciales bancarias y conectarse a su cuenta.
- Siga las instrucciones, seleccione las cuentas que desea sincronizar y valide.
- Puede gestionar las cuentas conectadas desde la sección «Cuentas».
- Las transacciones de las cuentas conectadas se importan en la sección «Transacciones».
Conciliación de las transacciones
El sitio recupera las transacciones diariamente; las encontrará en la sección «Transacciones».
En caso de coincidencia, verá un indicador a la derecha con el número de coincidencias.
- Un indicador verde 1 para las coincidencias exactas. El importe, la fecha y una palabra clave de la transacción importada son idénticos a los de una línea ya existente. Gracias a este nivel de coincidencia, puede validar rápidamente la operación sin tener que modificarla, ya que toda la información concuerda perfectamente.
- Un indicador naranja 1 para las coincidencias parciales. Una parte de la información coincide (por ejemplo, el importe y la fecha), pero otros detalles como la palabra clave o la referencia no se reconocen. Esta situación requiere una comprobación manual, para confirmar que se trata de la misma transacción o realizar las correcciones necesarias.
- Un indicador gris 0 si no hay ninguna coincidencia. Ningún dato de la transacción importada corresponde a una línea existente. En ese caso, puede crear una nueva línea en la sección «Finanzas» o reasignar la transacción si se refiere a un elemento que todavía no ha registrado.
Una coincidencia se considera exacta cuando el importe, las fechas y una palabra clave de la transacción importada corresponden a una línea ya existente en «Finanzas».
Conciliación manual
Después de la importación, puede conciliar manualmente las operaciones y añadirlas en la sección «Finanzas» realizando una de las siguientes acciones:
- Confirmar una coincidencia. Cuando el sistema detecta una similitud entre la transacción importada y una línea «no pagada» existente en la sección «Finanzas», puede validar inmediatamente la coincidencia para marcar el pago como efectuado.
- Registrar un pago para una línea existente. Si la transacción se refiere a un gasto o a un ingreso ya registrado (pero no saldado) en su contabilidad, puede introducir el cobro para actualizar su estado de pago.
- Añadir una nueva línea en «Finanzas». Si no se detecta ninguna coincidencia, puede añadir manualmente una nueva línea en la sección «Finanzas» para tener en cuenta la transacción importada.
Cuando confirma y añade una transacción en «Finanzas», aparece un indicador Ya añadido. En caso de error, tiene la posibilidad de reinicializar las transacciones que ya han sido conciliadas, para volver a hacerlas.
Puede utilizar y vincular una transacción importada a varias líneas existentes en la sección «Finanzas» (ejemplo: el inquilino paga la primera renta y la fianza con un único pago).
Si el importe atribuido a una factura es inferior al importe de la transacción, el resto puede utilizarse y vincularse a otra línea. Una vez utilizado y vinculado el importe total, la transacción se marcará como Ya añadido.
Conciliación automática
Cuando se encuentra una coincidencia exacta para una renta impagada, el sistema asocia automáticamente la transacción y marca la renta como pagada.
Cuando una renta se concilia automáticamente y se registra como pagada, el programa envía también una notificación por correo electrónico al arrendador.
Ejemplo
Si la renta de enero de un inquilino, por ejemplo John, por un importe de 500 €, sigue impagada, y usted importa una transacción bancaria con fecha del 5 de enero, por un importe equivalente (500 €) y con una descripción clara como «PAGO JOHN DOE», el sistema:
- reconoce automáticamente que se trata del pago de esa renta,
- asocia la transacción a la renta correspondiente,
- y marca la renta como pagada.
Para que esta coincidencia automática funcione, es importante que el importe y el concepto de la transacción sean coherentes con la información de la renta.
Conservación de las transacciones
Las transacciones bancarias son datos de trabajo: sirven para la conciliación y no están destinadas a conservarse después.
En una cuenta sincronizada, el «Período» elegido en la cuenta define a la vez lo que se importa y lo que se conserva: más allá de ese período, las transacciones de esa cuenta se eliminan automáticamente. La conservación más larga es de 12 meses.
En todos los casos, y sea cual sea su origen (sincronización o importación manual QIF u OFX), las transacciones de más de 24 meses se eliminan automáticamente.
Su contabilidad no se ve afectada
Esta eliminación solo afecta a las transacciones bancarias. Las líneas creadas o saldadas en «Finanzas» permanecen intactas: únicamente desaparece el vínculo con la transacción bancaria de origen. No hay que volver a conciliar nada.
Cuenta desconectada
Ocasionalmente puede ocurrir que la sincronización deje de funcionar.
Por motivos de seguridad, puede ser necesario identificarse de nuevo y volver a conectar la cuenta cada tres meses. Esto depende del banco.
También puede eliminar las cuentas y la conexión, y luego volver a crearlas.
¡Desconexiones frecuentes de la cuenta!
En algunos bancos es posible modificar la frecuencia de la autenticación reforzada en el espacio de banca en línea. Basta con ajustarla a «90 días».
Si se requiere una autenticación reforzada sistemática, se recomienda comprobar con su banco si puede desactivarse.
Duplicados tras una reconexión
Después de una reconexión, puede ocurrir que operaciones ya importadas y ya conciliadas vuelvan a aparecer en «Transacciones» como nuevas líneas. Esto sucede cuando la entidad bancaria devuelve esas operaciones con nuevos identificadores: el sistema no puede entonces reconocerlas como ya conocidas.
También en este caso las líneas de «Finanzas» no se ven afectadas: siguen marcadas como pagadas y no hay que volver a validar nada. Solo tiene que ignorar o eliminar las líneas duplicadas en «Transacciones».
Eliminar una cuenta sincronizada
Puede eliminar las cuentas conectadas desde la sección «Cuentas» utilizando las acciones de la derecha.
Cuando elimina una cuenta, el sistema eliminará también las transacciones.
Importación manual
Esta sección permite importar un extracto bancario en formato QIF u OFX y proceder a una conciliación.
- Descargue el archivo proporcionado por su banco (en formato QIF u OFX).
- Haga clic en el botón «Nueva importación» o «Nueva importación manual».
- Importe el archivo en Rentila.
Después de la importación, puede conciliar las operaciones. Solo tendrá que comprobar los datos, elegir el tipo de operación si es necesario y validar.
