El costo de gestionar su propiedad usted mismo en comparación con el uso de un software de administración de propiedades
Las agencias inmobiliarias solían ser la herramienta clave para ayudar a los propietarios a gestionar eficientemente sus propiedades de alquiler.
Ser propietario por cuenta propia significa hacerlo todo usted mismo: desde el seguimiento de los gastos y la presentación de declaraciones de impuestos hasta la preparación de nuevos contratos de alquiler y el manejo de las relaciones con los inquilinos.
Pero existe una opción intermedia: una que ahorra en comisiones de la agencia inmobiliaria, pero no es tan engorrosa como un método totalmente casero. Es decir, utilizar un software de administración de propiedades (que es exactamente lo que usa una agencia inmobiliaria).
En este artículo, compararemos los costos de hacerlo todo usted mismo (es decir, ser propietario de una propiedad por su cuenta) frente a invertir en un software de administración de propiedades (en lugar de recurrir a un agente de alquiler) para ver si puede ahorrarle tiempo y dinero.
¿Cuáles son los costos directos de alquilar su propiedad por su cuenta?
Como propietario que lo hace por sí mismo (que no utiliza un software de administración de propiedades ni un agente de alquiler), es posible que aún tenga que pagar tarifas únicas, como costos de publicidad o servicios independientes, y correr el riesgo de ser responsable de multas si algo sale mal (los agentes de alquiler generalmente cubren esto).
Los costos típicos de alquilar una propiedad por cuenta propia incluyen:
Publicitar los anuncios manualmente
Las agencias inmobiliarias ofrecen servicios de búsqueda de inquilinos, que incluyen marketing, visitas y la formalización de nuevos arrendamientos . Suelen costar una mensualidad del alquiler o un porcentaje de la renta anual.
Anunciar tu propiedad de alquiler usted mismo como propietario independiente puede ser más económico, pero depende. Publicar anuncios en redes sociales (como grupos de Facebook de alquileres específicos de la zona) es gratuito, pero requiere una buena evaluación y administración.
El precio de publicar una propiedad en portales inmobiliarios puede oscilar entre 40 y 150 euros, más los costes de las fotografías profesionales (normalmente entre 100 y 500 euros), lo que supone un coste total de entre 140 y 650 euros.
Pago por servicios independientes
Los propietarios también pueden pagar por servicios específicos, como verificación de antecedentes de los inquilinos, o invertir en soporte de nivel inferior por parte de un agente de alquiler.
El pago de servicios adicionales como propietario que lo hace por su cuenta puede incluir:
- Verificación de antecedentes de los inquilinos: entre 15 y 40 euros por inquilino (a través de una agencia), o entre 50 y 150 euros (a través de un agente de alquiler)
- Cobro de alquiler a una agencia de alquiler: Entre el 5-8% del alquiler mensual
- Tarifas de inventario: entre 100 y 250 euros por propiedad para administrar inventarios y mantener registros
- Tarifas de renovación de arrendamiento: entre 100 y 250 euros, o el 5% del alquiler mensual
Algunos de estos costos se pueden ahorrar al usar un software de gestión de propiedades. Por ejemplo, puede ampliar un contrato de arrendamiento usted mismo a través de la plataforma usando plantillas profesionales y gestionar inventarios digitales .
Errores legales/administrativos
Existe el riesgo de cometer errores al gestionar un alquiler por cuenta propia. Incluso la persona más organizada podría pasar por alto una fecha de vencimiento de certificado o un recordatorio de alquiler, sobre todo si tiene varias propiedades.
Algunos descuidos tienen graves consecuencias, como un registro de auditoría deficiente o documentación inadecuada para los desalojos de inquilinos, y no realizar la verificación del derecho a alquilar o manejar los depósitos dentro del plazo designado.
A modo de ejemplo, las multas que pueden afrontar los propietarios incluyen:
- No gestionar los depósitos adecuadamente dentro de los 30 días: multas que oscilan entre 300 y más de 9.000 euros, dependiendo de la comunidad y la reincidencia.
- Procedimientos de desalojo incorrectos: multas administrativas elevadas y responsabilidad penal.
- No operar con las licencias correctas y vigentes: multas desde 3.000 hasta 90.000 euros o más, según la comunidad autónoma.
- No cumplir con obligaciones de identificación y contratación: multas de 600 a más de 10.000 euros o regularización forzosa con Hacienda, incluyendo recargos e intereses.
- Infracciones de salud y seguridad: multas elevadas (según la gravedad de la infracción) y prohibición de alquilar el inmueble hasta subsanar las deficiencias.
Los errores pueden ser costosos y, desafortunadamente, es más fácil cometer errores cuando se administra una propiedad sin la ayuda de un propietario o un software de administración de propiedades.
¿Cuáles son los costos ocultos de alquilar su propiedad por su cuenta?
Al hacerlo todo usted mismo, existen algunos cargos ocultos que debe tener en cuenta. Por ejemplo, la implicación de grandes cargas administrativas o el mayor riesgo de impagos en el alquiler.
Los principales cargos ocultos que enfrentan los propietarios incluyen:
Tiempo dedicado a tareas administrativas
La gran mayoría de los propietarios privados en España son particulares que trabajan a tiempo completo o están jubilados (fuente). En todos los casos, el tiempo es limitado. Dedicar horas a la administración reduce las horas que se pueden trabajar, generar ingresos por cuenta propia o disfrutar de las comodidades de la vida.
Para algunos, gestionar una propiedad por su cuenta no supone una gran carga de tiempo ni implica costes. Sin embargo, para otros, puede afectar tanto a sus ingresos como a su equilibrio entre vida laboral y personal, y es importante tenerlo en cuenta al decidir si hacer el cambio.
Alquiler perdido o pagos atrasados
En un mundo ideal, los inquilinos siempre pagan a tiempo. En realidad, los datos muestran que existe una tendencia al alza en la morosidad, con deudas mayores y mas frecuentes (fuente).
No siempre se pueden evitar los atrasos de los inquilinos, pero se pueden mitigar los riesgos tanto como sea posible.
Enviar recordatorios de pago a los inquilinos, mantener excelentes relaciones y estar al tanto del mantenimiento pueden reducir el riesgo de pagos atrasados (todos estos son fáciles de configurar y mantener a través del software de administración de propiedades).
Estrés y agotamiento
Administrar una propiedad en alquiler debe ser lucrativo, rentable y lo más cercano posible a una fuente de ingresos pasivos.
Siempre habrá algunas tareas administrativas asociadas con la gestión de una propiedad en alquiler, pero ningún propietario quiere que el trabajo lo lleve al límite.
El estrés y el agotamiento cuestan a las empresas miles de millones de euros cada año, y cuando eres un propietario autónomo, la mala salud puede generar mayores costos y pérdida de ingresos de una forma u otra.
¿Cuáles son los costos del software de gestión de propiedades?
El software de administración de propiedades generalmente es económico y suele costarle a los propietarios entre 50 y 120 euros por año, dependiendo de las características que necesite y la cantidad de unidades de alquiler que administre.
Por ejemplo, según el modelo de precios de Rentila (a partir de 2025):
| Número de propiedades en alquiler | Coste de suscripción mensual / anual | Funcionalidades incluidas | Más información |
|---|---|---|---|
| Propiedades / unidades ilimitadas | ≈ 10 € / mes o 100 € / año | Unidades ilimitadas, recordatorios automáticos, asistente con IA, firma electrónica, importación de cuentas bancarias y más |
Empezar |
| Entre 2 y 5 propiedades / unidades | ≈ 5 € / mes o 50 € / año | Acceso ilimitado para inquilinos, plantillas de cartas, firma electrónica, asistente con IA, recordatorios automáticos y más |
Empezar |
| Una propiedad / unidad | Gratis | Funcionalidades limitadas o variables | Empezar |
Por lo general, puedes acceder al software de administración de propiedades de forma gratuita si administras solo una propiedad en alquiler, y normalmente puedes disfrutar de una prueba gratuita para probar las funciones completas por un tiempo limitado.
Por ejemplo, Rentila ofrece una suscripción gratuita para la gestión limitada de una propiedad en alquiler, con la posibilidad de actualizarla en cualquier momento.
Obtenga más información sobre los precios de Rentila .
Descripción general de las funciones incluidas
Dependiendo del nivel que elijas, puedes obtener lo siguiente de un software de administración de propiedades (como Rentila):
- Cuentas de usuario de inquilino ilimitadas y mensajería directa en la plataforma.
- Inventarios digitales y registro de auditoría de cambios.
- Una biblioteca de plantillas compatibles, incluidos contratos de alquiler y avisos de aumento de alquiler.
- Recordatorios para inquilinos (por ejemplo, recordatorios de pago de alquiler, recordatorios de pagos atrasados, próximas fechas de inspección, etc.).
- Recordatorios útiles para propietarios (por ejemplo, fechas de vencimiento de certificados, recordatorios de trabajos programados, fechas de renovación de alquiler, etc.).
- Importaciones de cuentas anteriores, lo que le permite administrar las finanzas, realizar un seguimiento de los gastos/ingresos y exportar datos fácilmente para las declaraciones de impuestos.
- Firmas electrónicas, que permiten la firma digital tanto de propietarios como de inquilinos al firmar o actualizar acuerdos.
- Asistente de IA y soporte prioritario para ayudarle a administrar sus propiedades de alquiler de manera organizada y conforme.
Obtenga más información sobre las características del software de administración de propiedades.
Costo anual aproximado de administrar usted mismo vs. software
Como propietario que lo hace por sí mismo, es posible que aún necesite invertir en servicios únicos para respaldar la administración eficiente de su propiedad en alquiler.
En comparación con el uso de un software de administración de propiedades (que maneja gran parte de esto por usted), los costos pueden acumularse, dejándolo con facturas más altas que pagar cada año.
Por ejemplo:
- Propietario que lo hace por su cuenta: Hasta 1000 euros al año por servicios puntuales, como el cobro de alquileres, las comisiones de inventario y las comisiones de renovación del arrendamiento. Además, existe el riesgo de sanciones económicas por registros de auditoría deficientes o por omisión de acciones.
- Software de gestión de propiedades: Menos de 100 euros al año, lo que le permite ahorrar en inventario y cuotas de renovación, y reducir el riesgo de multas. Además, ahorra tiempo, le proporciona mayor tranquilidad y reduce los errores.
En general, utilizar un software de gestión de propiedades puede ser más económico y predecible que invertir en servicios puntuales mientras administra las propiedades usted mismo.
Preguntas frecuentes
¿Son deducibles de impuestos los costos del software de gestión de propiedades?
Sí, los costos mensuales o anuales del software de administración de propiedades son deducibles de la declaración de la renta, lo que beneficia económicamente a los propietarios al maximizar sus márgenes de beneficio. Obtenga más información sobre las deducciones fiscales que pueden solicitar los propietarios.
¿Vale la pena la inversión?
Invertir en un software de gestión inmobiliaria puede ser rentable considerando sus beneficios y su bajo coste. Puede ayudar con la organización, la gestión del tiempo, las relaciones con los inquilinos y a lograr un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal.
Incluso si no utiliza el software a diario, puede ser útil para realizar auditorías y presentar declaraciones de impuestos anuales, especialmente si alguna vez su inquilino lo investiga o lo lleva a un proceso legal.
Además, existen ahorros potenciales al usar software de administración de propiedades. Podría evitarle multas, atrasos en el alquiler, pagos atrasados y costosos procedimientos legales.
¿Es más barato utilizar un agente inmobiliario que una empresa de tecnología inmobiliaria?
Es significativamente más barato utilizar un software de gestión de propiedades en comparación con una agencia de alquiler.
Las agencias inmobiliarias suelen cobrar una comisión porcentual según los ingresos mensuales por alquiler. Esta estructura puede hacer que la previsión de costes/beneficios sea poco fiable, ya que el aumento de los alquileres tendrá un impacto directo en las comisiones de las agencias.
Ejemplo: Los gastos de gestión integral (que incluyen el cobro de alquileres, las relaciones con los inquilinos, las inspecciones, el cumplimiento normativo, etc.) pueden suponer entre el 10% y el 15% de los ingresos mensuales por alquiler. Para una propiedad en alquiler con una renta mensual de 1500 euros, los costes pueden ascender a 225 euros al mes o 2700 euros al año.
En comparación con un software de administración de propiedades (como Rentila), los costos pueden ser tan bajos como 10 euros por año por unidad para suscripciones de nivel medio, y hasta 100 euros por año para unidades/inquilinos/propiedades de alquiler ilimitadas.
Cosas a recordar: ¿Cuándo vale la pena invertir en software?
- El software de administración de propiedades puede ahorrar dinero real al reducir la necesidad de servicios de inventario, servicios de renovación de alquileres, servicios de cobro de alquileres e incluso gestión fiscal/financiera.
- También puede hacer que ser propietario sea más fácil gracias a una menor administración, menores riesgos y mayor tranquilidad a la hora de gestionar un alquiler sujeto a reclamaciones.
- El software es más barato en comparación con el uso de un agente de alquiler, con tarifas mensuales y anuales más bajas y sin cargos porcentuales por unidad, lo que hace que los costos sean más predecibles durante los aumentos de alquiler.
- El dinero que gasta en software es un gasto deducible en la declaración de impuestos, lo que puede reducir su obligación tributaria y aumentar las ganancias.
