Gestionar inquilinos a distancia: cómo el software de administración de propiedades lo hace posible
La gestión de alquileres ha cambiado radicalmente en los últimos años. En un mundo digital y post-pandemia, cada vez más propietarios en España gestionan sus viviendas sin vivir en la misma ciudad o incluso en el mismo país. Este nuevo escenario ha impulsado el auge de la gestión a distancia de inquilinos.
En este contexto, contar con un software de administración de propiedades ya no es un extra, sino una herramienta esencial para mantener el control, cumplir con las obligaciones legales y ofrecer una buena experiencia al inquilino, sin necesidad de presencia física.
En este artículo, explicaremos cómo el software de administración de propiedades hace que administrar inquilinos de forma remota sea posible, más fácil y más eficiente ayudándolo a decidir si es el siguiente paso correcto para usted.
Por qué el software inmobiliario es esencial para la administración a distancia de alquileres
Muchos propietarios alquilan propiedades lejos de donde viven.
Administrar una propiedad de alquiler fuera de su área local solía ser un gran desafío, ya que los propietarios tenían que contratar agentes de alquiler o viajar con frecuencia para administrar la documentación esencial.
Pero con el software de administración de propiedades, los propietarios con propiedades en alquiler en todo el país pueden administrar propiedades de manera más fácil y totalmente remota.
Así es como la tecnología aplicada al ámbito inmobiliario facilita la gestión de alquileres a distancia para los propietarios.
1. Sincronización de cuentas bancarias
Si lo desea, el software de administración de propiedades puede sincronizarse con sus cuentas bancarias. Esta función importa automáticamente las transacciones relevantes al software – ayudándole a administrar los pagos entrantes y salientes.
Con las importaciones automáticas, el software puede rastrear si los inquilinos han pagado el alquiler, señalar si deben pagar cargos por pagos atrasados y mantener juntos sus gastos relacionados con el alquiler.
Esto le brinda una instantánea clara de sus finanzas tan pronto como inicia sesión en el panel, con informes más detallados disponibles a su alcance.
2. Solicitudes digitales de mantenimiento
El software de gestión de propiedades no sólo lo utilizan los propietarios, sino también los inquilinos. Con su propio acceso al portal, sus inquilinos pueden encontrar documentación clave y utilizar la plataforma para gestionar solicitudes de mantenimiento inesperadas.
Por ejemplo, los inquilinos pueden utilizar formularios en línea dedicados para enviar problemas, adjuntar fotos/videos y realizar un seguimiento de las actualizaciones.
Como propietario, esto hace que sea más fácil ver, mapear y administrar las solicitudes de mantenimiento en toda su cartera de propiedades.
Puede utilizar el software para priorizar solicitudes, asignar proveedores, realizar un seguimiento de los trabajos y mantener actualizados a los inquilinos – sin necesidad de correos electrónicos o llamadas telefónicas.
3. Comunicación optimizada
Otra característica importante del software de administración de propiedades son las herramientas de comunicación. El portal proporciona un sistema de mensajería centralizado tanto para propietarios como para inquilinos.
Esto facilita que los inquilinos sepan cómo comunicarse con usted. También mantiene un registro digital muy claro de sus conversaciones con los inquilinos–, lo que puede hacer la vida más fácil si su contrato de alquiler alguna vez llega a los tribunales.
Con una completa biblioteca de plantillas digitales. También es más fácil enviar comunicaciones estandarizadas a sus inquilinos en todas las propiedades, como fechas de inspección o avisos de renovación/desalojo.
4. Selección y solicitudes de inquilinos
El software también se puede utilizar para gestionar la selección de inquilinos y las solicitudes para sus propiedades con vacantes. El software mantiene todo junto, con secciones separadas y de fácil acceso para cada una de sus propiedades.
Cómo funciona es sencillo. Sus inquilinos completan solicitudes en línea cuando aparece una vacante (encuentre esta función a través de la sección Candidatos en Rentila). Luego, como propietario, usted simplemente examina las aplicaciones y utiliza el sistema para organizar sus respuestas.
Incluso puede utilizar el software de administración de propiedades para aprobar o rechazar solicitudes – sin tener que organizar reuniones físicas ni preparar respuestas por correo electrónico.
Con solo hacer clic en el botón, sus inquilinos recibirán respuestas formales automáticamente a sus solicitudes de solicitud.
5. Gestión documental y firma electrónica
Un gran beneficio del software de administración de propiedades para propietarios a distancia es la capacidad de administrar, almacenar y enviar documentación importante.
Tiene acceso a una biblioteca de plantillas digitales, que le ayuda a completar rápidamente formularios estandarizados –incluidos arrendamientos, avisos y renovaciones– para enviarlos a sus inquilinos a través del sistema.
Con la firma electrónica incorporada, usted y sus inquilinos pueden firmar la documentación de forma rápida y digital, con registros de auditoría completos de las firmas de sus archivos.
Al usar Rentila, también obtiene almacenamiento en la nube, lo que permite el acceso las 24 horas, los 7 días de la semana a la documentación durante el tiempo que la necesite.
6. Acceso remoto a informes y finanzas
Los propietarios que gestionan ellos mismos deben mantener buenos registros, especialmente cuando administran varias propiedades en alquiler. Estos son necesarios para las declaraciones de impuestos y seguimiento de indicadores clave de desempeño (como tasas de ocupación y rendimientos brutos/netos de alquiler).
Con el software de administración de propiedades, puede ver informes y paneles financieros actualizados generados por el sistema al instante.
Por ejemplo, puede ver informes de ingresos/gastos, listas de alquileres y métricas de rendimiento.
Los informes detallados se pueden ver desde cualquier ubicación y cualquier dispositivo, con paneles fáciles de usar diseñados para dispositivos móviles y de escritorio.
¿Cuáles son las características clave del software de gestión de propiedades?
La tecnología inmobiliaria, al igual que el software de gestión de propiedades Rentila, está especialmente diseñado para la comodidad del propietario.
Con áreas separadas para propietarios e inquilinos, puede administrar todo en un solo lugar, incluidas varias propiedades.
Las características clave del software de administración de propiedades, como Rentila, incluyen el acceso a:
- Contratos de arrendamiento previamente cumplimentados
- Firmas electrónicas digitales
- Sistemas de reserva para gestionar arrendamientos de corta duración
- Informes automáticos de conciliación de cargos por servicio
- Gestión de cuentas para respaldar las declaraciones de impuestos
- Sistema de mensajería fácil de usar
- Sincronización de cuentas bancarias para importar automáticamente ingresos/gastos
- Solicitudes/seguimiento de mantenimiento y reparación
- Archivos digitales
- Herramientas para apoyar el aumento de alquileres
- Acceso a recibos electrónicos de alquiler
Ver precios para obtener más información sobre el software de administración de propiedades de Rentila.
Preguntas Frecuentes
¿Cuáles son los beneficios de gestionar inquilinos de forma remota?
Las investigaciones revelan que los inquilinos quieren cada vez más que los propietarios utilicen más tecnología para administrar sus propiedades de alquiler.
Para los propietarios, gestionar a los inquilinos a distancia tiene una serie de beneficios, entre ellos:
- Es más fácil administrar propiedades que no son de su área
- Establecer nuevos arrendamientos es más rápido y hay menos riesgo de errores
- Las herramientas digitales almacenan documentos importantes – con secciones para ayudar a gestionar múltiples arrendamientos de forma eficaz
- Puedes gestionar arrendamientos desde cualquier lugar – incluso fuera de España
- Los recordatorios automáticos pueden hacerlo reducir el riesgo de retrasos en los pagos
- El uso de software de administración de propiedades suele ser más económico en comparación con la contratación de un agente de alquiler
- Puede crear y enviar plantillas precargadas a los inquilinos, con registros de auditoría claros y firmas electrónicas.
Obtenga más información sobre los beneficios del software de administración de propiedades.
¿Los inquilinos quieren gestión remota?
Las investigaciones sugieren cada vez más que no son sólo los propietarios los que se benefician de la gestión a distancia, sino también los inquilinos.
Informes sugieren que invertir en tecnología amigable para los inquilinos (como portales de pago en línea) es favorable para los inquilinos que buscan su próxima propiedad.
Con la gestión online, los inquilinos se benefician de cosas como:
- Mejor comunicación
- Acceso más fácil a la documentación
- Acceso rápido, 24 horas al día, 7 días a la semana, a fechas importantes (como inspecciones, mantenimiento planificado, cronogramas de pago y renovaciones de alquileres)
- Formas claras de informar sobre problemas o inquietudes de mantenimiento
- Registros de auditoría de conversaciones
¿Cómo funciona la gestión a distancia de propiedades?
La gestión a distancia de la propiedad significa que un propietario administra una propiedad en alquiler sin estar físicamente presente en absoluto. El propietario puede vivir en el área, lejos de la(s) propiedad(s) para alquiler, o incluso en el extranjero.
Con la gestión a distancia, todo se hace digitalmente a través de tecnología dedicada, como el software de administración de propiedades.
La gestión de un alquiler a distancia incluye la gestión digital de cosas como:
- Publicitar propiedades vacantes
- Evaluación de solicitudes de inquilinos
- Preparación de arrendamientos
- Envío y firma de acuerdos
- Gestión de solicitudes de mantenimiento mediante formularios en línea
- Envío de avisos precargados
- Recordatorios de envío automático (por ejemplo, recordatorios de pago)
- Sincronización de cuentas bancarias para realizar un seguimiento de ingresos y gastos
- Seguimiento de ganancias e indicadores clave de desempeño
- Preparación automática de informes financieros para declaraciones de impuestos
Obtenga más información sobre cómo funciona el software de gestión de propiedades.
Cosas a recordar: Administrar inquilinos y propiedades a distancia
- Administrar una propiedad de alquiler a distancia significa que los propietarios no tienen que tener presencia física en absoluto y que todas las tareas se realizan digitalmente.
- Administrar un alquiler a distancia tiene beneficios para los propietarios – reduce la administración, reduce el tiempo dedicado a la administración de la propiedad y hace que muchas tareas sean más rápidas y sencillas.
- Los inquilinos también se benefician de la gestión a distancia, ya que permite el acceso 24 horas al día, 7 días a la semana a portales de comunicaciones, documentación, pagos y la gestión de solicitudes de mantenimiento.
- El software de administración de propiedades facilita la administración de una cartera de forma remota, con funciones dedicadas para mejorar la gestión de alquileres, como paneles, plantillas de avisos, registros de auditoría, múltiples áreas de arrendamiento e informes automáticos.
